Un vistazo al primer Borrador de Trabajo de la ISO 9001:2015

Hace poco el comité ISO/TC 176 (el responsable de elaborar las normas de ISO 9000 y complementarias) envió a sus miembros el primer borrador de trabajo del estándar ISO 9001:2015 para ser revisado. Si bien este documento trae algunas novedades respecto a la versión 2008, es importante destacar que esta es una versión muy cruda y que es probable que algunas cosas cambien para cuando el borrador final sea aprobado y publicado como estándar internacional en el año 2015.

Lo primero que podemos notar en el borrador de trabajo de la norma ISO 9001:2015 es el cambio de estructura (lo cual era de esperarse). Hace un tiempo ISO publicó lo que se conoce como el Anexo SL, donde establece la estructura a seguir para todas las normas en Sistemas de Gestión. En otras palabras, las normativas como ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 28000, etc. Tendrán la misma estructura en el futuro lo que facilitará la integración entre una norma y otra. Por ejemplo, todas las normas contarán con las siguientes 10 secciones:

1. Alcance
2. Referencias Normativas
3. Términos y Definiciones
4. Contexto Organizacional
5. Liderazgo
6. Planeación
7. Soporte
8. Operaciones
9. Evaluación del desempeño
10. Mejora

Estas diez secciones también incluyen un texto que será común entre las diferentes normas. Cada comité de trabajo es el responsable de ampliar o enfocar el texto de acuerdo al tema que se esté trabajando (ambiente, calidad, inocuidad, etc.).

Otro cambio notable es  que no aparece el término “acciones preventivas”. Solo se encuentran las correcciones y las acciones correctivas. Sin embargo, esto no quiere decir que haya sido eliminado, más bien la norma tendría un enfoque más preventivo con la introducción de la gestión de riesgos. La norma pretende que la organización realice primero un análisis de entorno (considerando tanto factores internos como externos a la organización) para determinar los posibles riesgos, analizarlos y con esto tomar acciones para planificar la calidad y prevenir problemas.

Este enfoque no es nuevo en las normas ISO. Si toman la ISO 22000 podrán notar que esta tampoco tiene acciones preventivas, ya que la norma en si tiene una orientación completamente preventiva a través del plan HACCP. La idea detrás de este enfoque está expresada en la reconocida frase: “La planificación es la acción preventiva por excelencia”.

Por otro lado, además de usar el enfoque al “cliente”, la norma introduce también el concepto de “partes interesadas”, como por ejemplo la “determinación de los requisitos del producto expresado por los clientes y cualquier otra parte interesada”. Esto quiere decir que aparte de los requisitos de los clientes y entidades legales y reglamentarias podrían existir requisitos de otras entidades que deban ser determinados y cumplidos (como suplidores por ejemplo). Igual pasa con la “propiedad del cliente”, la cual aparece  en el borrador de la 9001:2015 como “propiedad de partes externas”, teniendo así un alcance mucho más amplio de la información que es necesaria proteger.

La gestión de cambios es otro punto que la norma borrador toca con más fuerza. Es importante destacar que la versión 2008 tiene un requisito relacionado a este tema, el cual se encuentra en el 5.4.2 (b) y que, en mi experiencia auditando, es comúnmente obviado por las organizaciones y también por los auditores.  En esta versión preliminar, este requisito se amplía mucho más teniendo todo un sub-apartado dedicado al tema y además se menciona en la sección de Mejora, donde establece la necesidad de mantener el sistema operando efectivamente mientras se realizan cambios debido a la implementación de mejoras en la organización.

En cuanto a la mejora continua, en el borrador se puede apreciar que se exige un enfoque estructurado a diferencia de la versión 2008. También menciona en una nota que algunas iniciativas de mejora pudieran ser: Six Sigma, Lean, Innovación, Eventos Kaizen, etc. Con esto la norma busca que las organizaciones no se concentren solo en las auditorías y cerrar acciones correctivas, sino que también tomen la iniciativa de ejecutar proyectos de mejora para seguir fortaleciendo el sistema.

Por último, en el borrador también se introducen temas relacionados a la gestión del conocimiento de la organización, requisitos para las actividades post-entrega del producto (como por ejemplo mantenimiento, garantías, obligaciones contractuales, etc.) y se sustituyen las palabras “procedimiento documentado” y “registros” por “información documentada”.  

En este primer borrador de trabajo se puede apreciar que son bastantes los cambios que podría traer la futura versión de la ISO 9001. En mi opinión, es muy probable que la gestión de riesgos sea un tema que se mantenga hasta la versión final del documento ya que es mencionado en casi todos los capítulos de la norma (y considerando que es la tendencia en las normas de gestión), pero no estoy seguro de otros como por ejemplo la gestión del conocimiento.

Si bien es cierto que para muchas empresas estos no son temas nuevos, como la gestión de riesgos, para muchas otras si lo serán (como las PYMES por ejemplo), por lo que el comité responsable de elaborar la norma debe tomar en cuenta también el impacto que tendrían estos cambios en aquellas empresas que no cuentan con los recursos suficientes para adoptar todos estos temas que podrían ser incorporados en la versión final.

Pero esto es apenas un borrador de trabajo que está aún muy crudo, por lo que es probable que muchas de estas cosas cambien a medida que avanzan los trabajos de revisión.