Cursos que general resultados: Tips para contratar servicios de capacitación

En los años de experiencia que tenemos en Suprema Qualitas como proveedores de servicios de capacitación, nos hemos dado cuenta como algunas organizaciones solicitan un entrenamiento (por lo general a través de su departamento de RRHH) que no es el que en realidad necesitan para lograr sus objetivos. Son varias las razones por la que esto puede ocurrir, pero algunas que podemos mencionar son las siguientes:

• La organización busca los entrenamientos que están de moda (ISO 9001, Six Sigma, Lean Manufacturing, Liderazgo, etc), esperando transformar su organización con sólo enviar participantes a uno de estos cursos. En otras palabras, no tienen objetivos ni estrategias claras para lograr los resultados que quieren lograr.
• Existe una comunicación deficiente entre Recursos Humanos y el departamento solicitante, donde RRHH se limita a contratar el curso sin primero entender cuáles son las necesidades reales que tiene el área requirente y que resultado espera obtener con el entrenamiento.
• La organización no compara el temario y los objetivos del curso con los objetivos que quieren lograr y sólo se fijan que la capacitación tiene el mismo nombre de lo que están buscando. En otras palabras, la organización no se entera de que trata el curso.
• Los entrenamientos se ven como un fin y no un medio para lograr resultados. Objetivos mal definidos como "Aumentar el número de capacitaciones por año" hacen que la organización se enfoque en buscar cursos y no beneficios.

Para evitar este tipo de situaciones la empresa puede implementar las siguientes sugerencias:

1. Tener objetivos claros y en términos de resultados. Esto le ayudará a definir una estrategia para el logro de estos objetivos. A partir de ahí podrá saber cuáles son las competencias que necesita desarrollar en su personal para alcanzar los resultados deseados y así comparar estas necesidades con lo que ofrece el mercado. Esto le permitirá determinar cuál es el curso que mejor se ajusta a sus requerimientos.

2. Es posible que las necesidades de entrenamiento surjan de las evaluaciones de desempeño que realiza la organización cada cierto tiempo. Al igual que en el punto uno, determine las competencias que hacen falta desarrollar para cerrar la brecha detectada durante la evaluación. Luego de esto puede comparar las ofertas del mercado con sus necesidades.

3. En algunos casos será necesario elaborar criterios para seleccionar el personal que va asistir a un entrenamiento. Por ejemplo, si quiere formar Auditores Internos (ISO 9001, ISO 14001, etc.) defina primero el perfil que debe tener un Auditor Interno y luego seleccione aquellos que se ajustan mejor a este perfil.

4. En los cursos cerrados EVITE enviar personal que no necesita el entrenamiento, por el simple hecho de llenar el límite del curso para "aprovechar" la ocasión de capacitar a otras personas. De lo contrario estará perdiendo tiempo (y por ende dinero), ya que tendrá participantes sin interés en aprender y a lo mejor podría estar utilizando su tiempo en otras actividades prioritarias.

5. Al elaborar el Plan de Capacitación puede usar una matriz donde defina las siguientes informaciones para cada curso: nombre o descripción, competencias a desarrollar, temas esperados que trate el curso y resultados que espera lograr. Puede agregar otras informaciones como por ejemplo: fecha límite, participantes, etc. Estas informaciones pueden luego compararse con los temarios de los entrenamientos que hay en el mercado.

6. Establecer una comunicación clara entre RRHH y el solicitante. El departamento de Recursos Humanos debe saber no sólo el nombre del curso, sino también para que lo necesitan. Realizar una reunión para comunicar y entender la matriz que mencioné anteriormente es una buena idea.

7. Preguntar. Si no tiene claro cuál es el curso que necesita puede discutir estas informaciones con el proveedor para que le recomiende. Por ejemplo, en SQ tratamos siempre de hablar con la persona que está necesitando el curso en la empresa para entender mejor sus necesidades (siempre y cuando la organización nos lo permita). Esto nos ayuda a recomendar el curso que necesitan, o bien, preparar un contenido que se ajuste a lo que están buscando.

Es importante que se preocupe por contratar el curso que necesita, así como enviar a las personas necesarias; pues de lo contrario estará perdiendo su dinero y un valioso tiempo en algo que no le traerá ningún beneficio a su organización.